Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), en vigueur depuis le 25 mai 2018, a introduit l’obligation pour certaines organisations de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO). Le DPO joue un rôle clé dans la protection des données personnelles et veille à ce que les obligations légales en matière de protection des données soient respectées. Dans cet article, nous examinerons les circonstances dans lesquelles la désignation d’un DPO est nécessaire, ainsi que les entités concernées.

Le DPO : rôle, responsabilités et compétences 

Le rôle et les responsabilités du dpo obligatoire sont essentiels pour garantir la conformité et la protection des données personnelles au sein d’une organisation. Le DPO est chargé de surveiller et de veiller à ce que l’organisation respecte les dispositions du RGPD et des lois nationales en matière de protection des données. Il joue un rôle de conseil et d’assistance en fournissant des recommandations et des conseils sur les obligations légales liées à la protection des données. De plus, le DPO effectue des audits et des évaluations des risques pour identifier les vulnérabilités et mettre en place des mesures correctives. Il est par ailleurs responsable de la gestion des demandes des personnes concernées et d’assurer la communication et la collaboration avec les autorités de contrôle compétentes. 

Compétences et qualifications requises 

Pour occuper ce rôle, le DPO doit posséder une expertise approfondie en matière de protection des données, des compétences juridiques solides, des connaissances techniques de base, ainsi que des compétences en communication, en collaboration et en gestion de projet. L’intégrité et la confidentialité sont des qualités essentielles pour un DPO, qui doit traiter les données personnelles de manière responsable et éthique.

Le DPO externe : une alternative à considérer

Lorsqu’une organisation n’est pas tenue de désigner un DPO obligatoirement, elle peut choisir d’opter pour une alternative intéressante : le recours à un DPO externe. Un DPO externe est un professionnel de la protection des données qui est engagé en tant que consultant externe ou par le biais d’un contrat de service. Voici quelques points à considérer concernant le recours à un DPO externe :

• expertise spécialisée ;
• coûts réduits ;
• indépendance et objectivité ;
• flexibilité ;
• réduction des responsabilités internes.

Cependant, même si une organisation engage un DPO externe, elle reste ultimement responsable de la protection des données personnelles. Il est important de sélectionner un DPO externe fiable, possédant les qualifications et l’expertise nécessaires et de mettre en place un contrat clair qui définisse les responsabilités et les attentes mutuelles. Pour en savoir plus sur l’externalisation de la fonction de DPO, retrouver notre article complet sur : https://dpo-consulting.fr/votre-besoin/dpo-externe/.

RGPD et obligations : se conformer au Règlement général sur la protection des données

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) établit des obligations pour toute organisation qui traite des données personnelles. En termes de champ d’application, le RGPD concerne non seulement les entreprises et organisations établies dans l’Union européenne (UE), mais également celles situées en dehors de l’UE qui traitent des données personnelles de résidents de l’UE dans le cadre de leurs activités. 

Plus précisément, le RGPD s’applique lorsque des données personnelles sont traitées, c’est-à-dire collectées, enregistrées, organisées, stockées, modifiées, consultées, utilisées, partagées ou supprimées. Les données personnelles couvrent une vaste gamme d’informations identifiantes, telles que :

• les noms ;
• les adresses ;
• les numéros de téléphone ;
• les adresses e-mail ;
• les numéros de sécurité sociale ;
• les informations financières ;
• les adresses IP, etc.

Il est essentiel pour les organisations de comprendre leurs obligations en vertu du RGPD, notamment l’obligation de recueillir un consentement explicite pour le traitement des données, de garantir la sécurité et la confidentialité des données, de respecter les droits des personnes concernées (accès, rectification, suppression, etc.), de notifier les violations de données aux autorités compétentes, et de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la protection des données.

Il convient de souligner que le non-respect des obligations du RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes. Il est donc crucial pour les organisations de s’assurer qu’elles se conforment aux dispositions du RGPD et mettent en place des politiques et des processus adéquats pour protéger les données personnelles.

Obligation de désigner un DPO 

Critères généraux de désignation d’un DPO 

Les critères généraux de désignation d’un DPO sont définis par le RGPD. Selon l’article 37, il est obligatoire de désigner un DPO dans les cas suivants :

• l’organisation est une autorité publique ou un organisme public (à l’exception des tribunaux agissant dans l’exercice de leur fonction judiciaire) ;
• les activités de base de l’organisation consistent en un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes ;
• les activités de base de l’organisation consistent en un traitement à grande échelle de données sensibles ou de données relatives à des condamnations pénales et à des infractions.

Traitement à grande échelle de données sensibles 

La désignation d’un DPO est requise lorsque l’organisation traite à grande échelle des données sensibles. Les données sensibles comprennent des informations telles que : 

• l’origine raciale ou ethnique ;
• les opinions politiques ;
• les croyances religieuses ou philosophiques ;
• l’appartenance syndicale ;
• les données génétiques ;
• les données biométriques ;
• les données de santé ;
• ou les données concernant l’orientation sexuelle d’une personne.

Organismes publics 

Tous les organismes publics, à l’exception des tribunaux agissant dans l’exercice de leur fonction judiciaire, doivent désigner un DPO. Cela inclut :

• les administrations publiques ;
• les autorités de régulation ;
• les établissements d’enseignement publics ;
• les hôpitaux publics, etc.

Entreprises privées

Les entreprises privées dont l’activité principale consiste en un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle doivent aussi désigner un DPO. Cela concerne, par exemple, les entreprises de télécommunications, les sociétés de marketing direct, les fournisseurs de services de géolocalisation, les fournisseurs de services de suivi en ligne, etc.

Organisations 

En dehors de ces organismes publics et des entreprises privées spécialisées, d’autres organisations peuvent aussi être tenues de désigner un DPO si leurs activités principales nécessitent un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle. Ces activités peuvent varier en fonction du contexte et de la nature spécifique de l’organisation. Evaluer si ces activités correspondent aux critères établis par le RGPD constituera une étape essentielle pour déterminer la nécessité de désigner un DPO.

Enfin, même si un DPO n’est pas obligatoire pour une organisation, celle-ci peut néanmoins choisir de désigner volontairement un DPO pour bénéficier de l’expertise et des avantages liés à ce rôle dans la protection des données personnelles.